Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve)
Type de contrat : CDI – Temps plein
Lieu : Luxembourg
Expérience requise : 5 ans minimum en administration
Langues : Allemand · Français · Anglais · Luxembourgeois (notions)
Rattachement hiérarchique : Propriétaire de l'entreprise
À propos du poste
Nous recherchons un(e) Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre entreprise de commerce de détail. Ce poste clé assure le bon fonctionnement quotidien de nos opérations administratives, en apportant un soutien essentiel au propriétaire et à l'ensemble de l'équipe. Le/la candidat(e) idéal(e) est autonome, rigoureux(se), doté(e) d'un excellent sens du relationnel et à l'aise dans un environnement polyvalent.
Responsabilités principales
Administration & Gestion du bureau
- Assurer la gestion quotidienne du bureau et des opérations administratives
- Établir et gérer les devis, factures et documents de livraison
- Traiter et assurer le suivi des commandes fournisseurs et clients
- Maintenir un système de classement rigoureux (physique et numérique)
Relations clients & Communication
- Être l'interlocuteur(trice) principal(e) des clients par e-mail et téléphone
- Garantir une communication professionnelle, réactive et courtoise
- Gérer les demandes clients et assurer les relances nécessaires
Soutien à l'équipe & au propriétaire
- Assister quotidiennement les collaborateurs et le propriétaire dans leurs tâches administratives
- Préparer des rapports, listes de tâches et notes de synthèse à l'attention du propriétaire
- Participer à la planification des congés et jours de repos du personnel
- Contribuer à la coordination interne pour assurer la cohésion de l'équipe
Votre profil
Formation & Expérience
- Minimum 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste administratif ou de secrétariat
- Solide expérience en gestion de bureau, relation client ou assistance de direction
- Une expérience dans le secteur du commerce est un atout
Compétences techniques
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Connaissance des outils CRM et de gestion de la relation client
- Expérience avec un logiciel de facturation et de comptabilité
- Aisance avec les outils de communication (ex. Teams, Slack ou similaire)
Compétences personnelles
- Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités
- Très bonnes aptitudes rédactionnelles et communicationnelles
- Capacité à travailler en autonomie comme en équipe
- Discrétion, fiabilité et sens de l'initiative
Langues
- Maîtrise professionnelle complète de l'allemand, du français et de l'anglais (oral et écrit)
- Notions en luxembourgeois requises
Nous offrons
- Un poste stable au sein d'une entreprise de commerce établie
- Un environnement de travail bienveillant et collaboratif
- Une collaboration directe avec le propriétaire et de réelles responsabilités
- Une rémunération compétitive en fonction de l'expérience
- Une planification concertée des congés pour un équilibre vie professionnelle / vie privée
Comment postuler
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre leur CV accompagné d'une lettre de motivation aux coordonnées indiquées. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature et d'apprendre à vous connaître.
