Dans le cadre du renforcement de ses équipes, une grande banque internationale basée au Luxembourg recherche un(e) Assistant Administratif en intérim afin de soutenir les activités de son Département Logistique ainsi que des équipes Intendance et Sécurité.
Le candidat interviendra de manière transversale auprès de trois fonctions distinctes :
- le Département Logistique (LG),
- la Section Logistique & Intendance (LG2),
- la Section Sécurité (LG3).
Nous offrons
- Une mission en intérim au sein d'un environnement bancaire international reconnu ;
- Un poste varié avec des interactions multiples ;
- Une expérience enrichissante dans un environnement structuré et exigeant ;
- Un cadre de travail dynamique au Luxembourg.
Vos missions
Support au Département Logistique (LG)
- Assurer le support administratif général du département ;
- Participer à la coordination des activités entre les différentes sections ;
- Contribuer à la planification budgétaire et au suivi de l'exécution des budgets ;
- Participer au développement et à la mise en œuvre d'outils de communication et de promotion des activités du département ;
- Assurer le suivi du système de gestion documentaire et des accès ;
- Suivre les décisions de Direction et contribuer à la préparation de procédures internes ;
- Participer à la préparation de rapports, notes internes, procès-verbaux et reportings.
Support à la Section Logistique & Intendance (LG2)
- Assurer la coordination administrative avec les bureaux d'études ;
- Centraliser et préparer les documents techniques nécessaires aux projets et chantiers ;
- Organiser les transferts électroniques et l'envoi physique de documents ;
- Assurer le suivi budgétaire des commandes et factures :
- encodage des bons de commande,
- suivi des réceptions partielles et totales,
- contrôle et approbation des factures selon l'avancement des travaux ;
- Participer à l'organisation logistique d'événements et de réunions ;
- Gérer les demandes d'accès, invitations et communications internes ;
- Assurer le classement et la mise à jour des documents dans les systèmes de gestion documentaire ;
- Contribuer à la préparation de notes, procédures et reportings ;
- Assurer le suivi administratif des travaux, interventions et réunions de section ;
- Participer à la gestion du courrier papier et électronique lié aux activités techniques et projets.
Support à la Section Sécurité (LG3)
- Participer au suivi budgétaire des commandes et factures ;
- Préparer les demandes d'offres et assurer la saisie administrative des commandes ;
- Contribuer à la préparation de reportings, notes et procédures ;
- Assurer la gestion du système documentaire interne ;
- Mettre à jour les listings internes (parkings, secouristes, floor wardens, etc.) ;
- Participer au classement et à la gestion des archives.
Profil recherché
- Formation administrative ou expérience équivalente ;
- Expérience confirmée dans une fonction administrative polyvalente, idéalement dans un environnement corporate, technique ou facility management ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Outlook et outils de gestion documentaire ;
- Excellentes capacités d'organisation, de coordination et de suivi ;
- Sens de la confidentialité, rigueur et autonomie ;
- Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles ;
- La maîtrise du français et de l'anglais est indispensable
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