Statut : Employé de l'État
Qui recrute ?
Musée national d’histoire naturelle – Service des Ressources humaines et du secrétariat, www.mnhn.lu
Missions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes au bâtiment administratif du musée, tout comme des visiteurs, des fournisseurs et des partenaires;
- Identifier les besoins des visiteurs et les orienter vers le service ou l’interlocuteur approprié;
- Informer les visiteurs sur les heures d’ouverture, les tarifs d’entrée, le programme culturel, activités et les visites guidées au Naturmusée;
- Assurer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier (+colis) entrant et sortant;
- Assurer la gestion de l’affranchissement du courrier sortant;
- Assurer la gestion des envois en masse;
- Veiller au respect des procédures internes relatives à la gestion et à la distribution du courrier et des colis;
- Réceptionner et gérer les livraisons;
- Enregistrer et suivre les demandes via le système Expobooking : réservation de salles de réunion, de la saisie et des inscriptions pour les activités éducatives;
- Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
- Veiller à la disponibilité des consommables et assurer le suivi de l’inventaire;
- Assurer la continuité du service d’accueil de 08h00 à 17h00, respectivement de 08h00 à 12h00 pour une tâche à temps partiel;
- Assurer, en cas de besoin, un support administratif aux différentes sections et services du MNHNL;
- Assurer la gestion de l’entretien de la réception, de la cuisine et du garage au bâtiment administratif;
- Remplacer, en cas de besoin, le personnel d’accueil au Naturmusée;
- Effectuer divers travaux de secrétariat.
Profil
Compétences techniques
- Maîtrise des langues usuelles du pays (luxembourgeois, français et allemand) ainsi que de l’anglais;
- Maîtrise des outils bureautiques usuels, notamment Outlook, Excel et Word.
Compétences comportementales
- Avoir un contact aisé avec les différents interlocuteurs;
- Avoir une excellente présentation et faire preuve de discrétion et de politesse;
- Posséder le sens des responsabilités;
- Respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité;
- Maintenir une communication efficace, aussi bien orale qu’écrite;
- Être capable de travailler de manière autonome ainsi qu’en équipe;
- Faire preuve de flexibilité et de polyvalence et avoir le sens des priorités.
Atouts
- Expérience dans le domaine de l’accueil.
Conditions d’admission
Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.
En savoir plus sur le statut d'employé de l'État
Niveau d’études
Vous avez:
- Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent;
- Soit obtenu un diplôme DAP.
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Expérience
Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.
Langues
Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.
