Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire
Qui recrute ?
Ministère des Affaires intérieures - Département bâtiment et courrier
Missions
Au sein de l’équipe du département bâtiment et courrier vous êtes chargé(e) de la gestion de l’accueil des visiteurs et participations aux travaux d’archivage.
- Gérer la réception et l'accueil du ministère :
- Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent ;
- Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment ;
- Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent ;
- Réceptionner des livraisons.
- Gérer l'accueil téléphonique au standard et à la réception :
- Prendre en charge les appels téléphoniques pendant les heures d'ouverture de l'administration ;
- Orienter l'appelant vers l'unité organisationnelle compétente ;
- Limiter la réitération des appels en donnant des renseignements élémentaires ou des informations pertinentes.
- Gérer les salles de réunions et de conférences :
- Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés ;
- Veiller à la mise à disposition des salles de réunion conformément aux demandes formulées.
- Participer au bon déroulement d’activités prévues dans les missions de l’administration :
- Assister à l’organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels ;
- Assister à des exercices de sécurité au sein de l’administration ;
- Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents ;
- Porter des signataires vers d’autres administration ;
- Gérer la flotte automobile du ministère.
- Gérer l’archivage du ministère :
- Assistance à l’archivage courant et préparation de versements aux Archives nationales.
Profil
Compétences techniques
- Bonne culture générale ;
- Maîtrise du luxembourgeois, du français, de l'allemand et de l’anglais ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques usuels, tels que Outlook, Word et Excel ;
- Permis de conduire B.
Compétences comportementales
- Qualités relationnelles ;
- Esprit d'équipe ;
- Sens de l'organisation ;
- Sens des responsabilités ;
- Bonne présentation, discrétion et politesse ;
- Travailler de façon autonome, de même qu’en équipe ;
- Flexible et disponible.
Atouts
- Expérience dans l’accueil et l’encadrement de visiteurs ;
- Notions concernant le fonctionnement de l'Etat luxembourgeois.
Conditions d’admission
Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.
Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.
Diplômes
Vous avez :
- Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
- Soit obtenu un diplôme DAP; vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes..
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Langues
Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe C1.
Nationalité
Vous avez la nationalité luxembourgeoise.
